Cómo plantear el audiovisual de una convención

El audiovisual de una convención combina un sistema de sonido repartido por la sala, microfonía inalámbrica coordinada, una pantalla principal legible desde la última fila, luz frontal apta para cámara y un guion técnico compartido. Lo que distingue a una convención de una presentación es la duración y la cantidad de cambios: muchas personas, muchos vídeos y varios momentos de escenario en un mismo día.

Por eso no basta con contratar buenos equipos: alguien tiene que coordinar el sonido, el vídeo y la luz como si fuera un único sistema.

Las decisiones que condicionan todo lo demás

Antes de hablar de modelos, hay que responder a estas cinco preguntas:

1. ¿Cuántas personas y en qué disposición? Es lo que marca el tamaño de pantalla y el número de altavoces.
2. ¿Qué ocurre en el escenario? Un ponente, una mesa, una entrega de premios, un vídeo musical, una actuación...
3. ¿Se graba o se emite? Condiciona la luz, la ubicación de las cámaras y la mezcla de sonido.
4. ¿Hay salas paralelas? Cada sala adicional necesita su propio equipo y técnico.
5. ¿Cuándo se puede montar? Un montaje de esta escala muchas veces debe hacerse el día anterior.

Qué equipo necesita según el tamaño

Sonido: que el último de la sala oiga igual

Una voz bien distribuida no se percibe como un sonido fuerte, sino como un sonido cercano. Conviene repartir altavoces en vez de concentrar el volumen en la zona de delante. Te dejamos los cálculos en cuántos altavoces hacen falta, teniendo en cuenta que para la voz basta con mucha menos potencia que para música.

La microfonía se prepara como un rack: frecuencias coordinadas, reserva encendida y etiquetas por persona. Con nuestros sistemas Sennheiser preparamos racks con varias unidades para congresos y convenciones. Tienes el detalle en micrófonos inalámbricos para eventos.

Imagen: ponente y contenido a la vez

Lo más habitual en un formato de escenario es:

• Pantalla LED principal detrás del ponente, para que no proyecte sombras. Calcula su tamaño con esta guía.
• Pantallas laterales con realización en directo, para que las últimas filas vean la cara del ponente.
• Monitor de retorno frente al escenario, con la diapositiva actual, la siguiente y un temporizador.
• Control de vídeo con un mezclador y un ordenador de reproducción, con todo el material cargado de antemano.

Iluminación: para la sala y para la cámara

Hay tres trabajos distintos:

• Luz frontal del escenario. Es la más importante. Sin ella, nadie ve al ponente, y la cámara tampoco.
• Luz de ambiente. Tiñe las paredes con los colores corporativos y da entidad a la sala.
• Luz del público. Suficiente para tomar notas y moverse, sin lavar la pantalla.

Cada cambio de bloque del programa (entrada, ponencia, vídeo, premio) puede tener su propia escena programada. Es lo que convierte una sucesión de intervenciones en un evento. Cómo se controla todo eso lo tienes en DMX y control de iluminación.

El guion técnico: lo que une todo

Es un documento sencillo, con una fila por momento: hora, quién interviene, qué micrófono usa, qué se ve en pantalla, qué luz va y qué música suena. Cuando sonido, vídeo y luz siguen el mismo papel, los cambios no se notan. Si no existe, cada técnico intuye lo que viene, y es cuando empiezan los silencios.